Nấu cho mười người và nấu cho một trăm người là hai việc khác nhau về bản chất chứ không phải về quy mô. Từ khoảng ba mươi người trở lên thì mọi thứ phải có kế hoạch, và bài này đi qua các bước theo đúng thứ tự.
Ba câu hỏi đầu tiên
Bao nhiêu người. Câu một.
Con số càng sát càng tốt. Yêu cầu.
Ngân sách bao nhiêu. Câu hai.
Tính theo đầu người. Cách tính.
Dễ so sánh hơn. Lý do.
Ở đâu. Câu ba.
Nhà hàng hay tự tổ chức. Hai hướng.
Ba câu đó quyết mọi thứ sau. Vị thế.
Trả lời trước khi gọi bếp nào. Nguyên tắc.
Không có ba con số thì bếp không báo giá được. Lý do.
Và bạn cũng không so được. Lý do.
Mất thời gian cả hai bên. Hậu quả.
Trả lời ba câu — bao nhiêu người, ngân sách bao nhiêu, tổ chức ở đâu — trước khi gọi bếp nào. Không có ba con số đó thì không bếp nào báo giá được, và bạn cũng không có gì để so.
Tính ngân sách theo đầu người vì đó là cách các bếp báo giá và là cách so sánh dễ nhất. Nói tổng tiền thì mỗi bếp chia một kiểu, còn nói mỗi người bao nhiêu thì ai cũng hiểu ngay.
Chọn hình thức tiệc
Tiệc bàn tròn. Hình thức một.
Món ra theo lượt. Cơ chế.
Trang trọng nhất. Đặc điểm.
Cần phục vụ nhiều người. Yêu cầu.
Tiệc buffet. Hình thức hai.
Khách tự lấy. Cơ chế.
Ít người phục vụ hơn. Ưu điểm.
Khách đi lại giao lưu được. Ưu điểm.
Tiệc suất phần. Hình thức ba.
Mỗi người một hộp. Cơ chế.
Đơn giản và rẻ nhất. Đặc điểm.
Hợp hội nghị và sự kiện ngắn. Ứng dụng.
Buffet cần ít người phục vụ hơn tiệc bàn tròn nên rẻ hơn ở cùng mức món. Nó cũng cho khách đi lại giao lưu, hợp với tiệc mà việc gặp gỡ quan trọng hơn việc ngồi ăn.
Tiệc suất phần đơn giản và rẻ nhất, hợp hội nghị hay sự kiện chỉ ăn trong ba mươi phút. Không cần bàn ghế bày biện gì nhiều, và dọn dẹp sau cũng nhanh hơn hẳn vì không có bát đĩa phải rửa.
Các mốc thời gian
Một tháng trước chốt số người. Mốc.
Và chốt ngân sách. Mốc.
Ba tuần trước tìm bếp. Mốc.
Xin báo giá ba nơi. Cách làm.
Hai tuần trước chốt bếp. Mốc.
Và đặt cọc. Việc.
Một tuần trước chốt thực đơn. Mốc.
Ba ngày trước chốt số cuối. Mốc.
Bếp cho phép điều chỉnh tới đó. Thường lệ.
Một ngày trước xác nhận. Mốc.
Giờ giao và địa chỉ. Nội dung.
Lịch này lùi được nhưng đừng rút ngắn. Nguyên tắc.
Chốt số người cuối cùng ba ngày trước vì phần lớn bếp cho điều chỉnh tới mốc đó. Sau mốc đó họ đã đi chợ, nên thêm bớt là tính tiền hoặc không làm được nữa.
Xin báo giá từ ba nơi chứ đừng chỉ hỏi một chỗ rồi chốt luôn. Chênh lệch giữa các bếp cho cùng một yêu cầu thường lớn hơn bạn nghĩ, và so ba nơi thì cũng chỉ mất của bạn một buổi chiều.
Những gì phải ghi rõ trong thoả thuận
Số người và số bàn. Nội dung.
Danh sách món cụ thể. Nội dung.
Không ghi chung là thực đơn A. Nhấn mạnh.
Giá trọn gồm những gì. Nội dung.
Có bàn ghế không. Chi tiết.
Có bát đĩa không. Chi tiết.
Có người phục vụ không. Chi tiết.
Giờ giao và giờ bày xong. Nội dung.
Chính sách thêm bớt người. Nội dung.
Chính sách huỷ và cọc. Nội dung.
Ghi bằng chữ. Nguyên tắc.
Tin nhắn cũng được. Ghi nhận.
Ghi danh sách món cụ thể chứ đừng ghi chung là gói thực đơn A. Tên gói không nói gì cả, và tới ngày tiệc thì hai bên nhớ khác nhau là chuyện rất hay xảy ra.
Hỏi rõ giá trọn đã gồm bàn ghế, bát đĩa và người phục vụ chưa. Ba khoản đó cộng lại không nhỏ, và nhiều nơi báo giá món riêng rồi tính thêm sau.
Người đứng ra lo
Cần một người chịu trách nhiệm. Nguyên tắc.
Không chia cho nhiều người. Nhấn mạnh.
Nhiều người thì không ai quyết. Lý do.
Người đó giữ mọi liên lạc. Vai trò.
Và giữ tiền. Vai trò.
Có một người phụ ngày tiệc. Đề xuất.
Để chạy việc phát sinh. Lý do.
Ghi số điện thoại bếp. Việc cần.
Và số người giao hàng. Việc cần.
Tới sớm hơn giờ tiệc. Nguyên tắc.
Ít nhất một tiếng. Con số.
Để kịp xử lý nếu có chuyện. Lý do.
Cử một người chịu trách nhiệm chính thay vì chia việc cho nhiều người. Chia cho nhiều người thì tới lúc cần quyết không ai dám quyết, và bếp gọi tới thì cũng không biết nên hỏi người nào.
Người đó nên tới trước giờ tiệc ít nhất một tiếng để kịp xử lý nếu có chuyện. Đồ giao thiếu hay bày chưa xong là chuyện thường, và một tiếng đệm đủ để chữa phần lớn tình huống.
Lưu số của cả bếp lẫn người trực tiếp giao hàng chứ đừng chỉ lưu số tổng đài. Tới giờ mà đồ chưa tới thì gọi người giao mới ra chuyện, gọi số tổng đài thì họ lại phải đi hỏi rồi gọi lại, mất thêm mười phút.
