Nấu cho ba trăm người ở chùa hay một sự kiện cộng đồng không giống làm tiệc — phần lớn người làm là tình nguyện, nguyên liệu từ đóng góp, và mọi thứ phải chạy bằng phối hợp chứ không bằng tiền.
Chia việc theo nhóm
Nhóm đi chợ. Nhóm một.
Một hai người quyết. Quy mô.
Nhóm sơ chế. Nhóm hai.
Đông nhất. Quy mô.
Nhặt rau, gọt củ. Việc.
Nhóm nấu. Nhóm ba.
Người có kinh nghiệm. Yêu cầu.
Nhóm bày và phục vụ. Nhóm bốn.
Nhóm rửa dọn. Nhóm năm.
Hay thiếu người nhất. Ghi nhận.
Mỗi nhóm một người phụ trách. Nguyên tắc.
Báo về một đầu mối chung. Cơ chế.
Chia thành năm nhóm với mỗi nhóm một người phụ trách báo về một đầu mối chung. Không chia nhóm thì hai chục người cùng làm một việc trong khi việc khác không ai đụng tới.
Nhóm rửa dọn luôn là nhóm thiếu người nhất nên phải phân công trước chứ đừng đợi tự nguyện. Lúc ăn xong thì ai cũng mệt, và không phân công từ đầu là vài người gánh hết.
Tính lượng cho hàng trăm người
Gạo khoảng một trăm gam mỗi người. Con số tham khảo.
Rau khoảng hai trăm gam. Con số tham khảo.
Đạm khoảng tám mươi gam. Con số tham khảo.
Nhân lên rồi cộng đệm. Cách tính.
Đệm mười tới mười lăm phần trăm. Con số.
Hỏi người từng nấu ở đó. Cách tốt nhất.
Họ có con số thật. Lý do.
Của chính chỗ đó. Nhấn mạnh.
Ghi lại sau mỗi lần. Việc cần.
Số người, lượng nấu, lượng thừa. Nội dung.
Ba con số đó. Tổng kết.
Lần sau chính xác hơn hẳn. Lợi ích.
Hỏi người từng nấu ở chính chỗ đó vì con số của họ đúng hơn mọi bảng tính chung. Mỗi nơi một kiểu khách và một kiểu ăn, và người làm vài mùa rồi thì biết rất sát.
Ghi lại ba con số sau mỗi lần — số người ăn, lượng đã nấu, lượng thừa. Ba con số đó tích lại qua vài lần là bạn có bảng tính riêng, chính xác hơn bất cứ ước lượng nào.
Bếp và dụng cụ
Kiểm bếp trước một tuần. Việc cần.
Đủ nồi lớn không. Kiểm.
Đủ bếp lửa không. Kiểm.
Đủ chỗ sơ chế không. Kiểm.
Nước và chỗ rửa. Kiểm.
Chỗ rửa hay là điểm nghẽn. Ghi nhận.
Mượn thêm nồi. Phương án.
Chùa quanh vùng cho mượn. Nguồn.
Thuê nếu cần. Phương án.
Đếm bát đĩa. Việc cần.
Dùng một lần thì nhanh. Phương án.
Nhưng rác rất nhiều. Đánh đổi.
Kiểm bếp trước một tuần vì thiếu nồi hay thiếu chỗ rửa là thứ không chữa được vào phút chót. Chỗ rửa thường là điểm nghẽn lớn nhất, lớn hơn cả chuyện thiếu bếp lửa.
Cân nhắc kỹ giữa bát đĩa thật và đồ dùng một lần vì mỗi bên một cái giá. Đồ một lần nhanh và đỡ người rửa nhưng rác rất nhiều, cần chuẩn bị chỗ chứa và cách xử lý.
Nhịp nấu và giờ ăn
Làm ngược từ giờ ăn. Phương pháp.
Định giờ ăn trước. Bước một.
Trừ ngược ra giờ nấu. Bước hai.
Trừ tiếp ra giờ sơ chế. Bước ba.
Sơ chế từ hôm trước. Đề xuất.
Phần nào để được. Giới hạn.
Nấu món để lâu trước. Thứ tự.
Món kho và món hầm. Ví dụ.
Nấu món tươi sau cùng. Thứ tự.
Rau xào và canh. Ví dụ.
Cơm nấu nhiều đợt. Cách làm.
Đợt cuối sát giờ ăn. Lý do.
Lập lịch ngược từ giờ ăn ra chứ đừng lên lịch xuôi từ giờ bắt đầu nấu. Làm ngược thì bạn biết mấy giờ phải bắc nồi nào, còn làm xuôi thì hay trễ mà không biết trễ từ đâu.
Nấu món kho và món hầm trước, để rau xào với canh cho sát giờ ăn. Món để lâu thì nấu sớm không sao, còn rau xào nấu sớm hai tiếng là ngả màu và mất ngon.
Nguyên liệu từ đóng góp
Ghi rõ bếp cần gì. Việc cần.
Dán danh sách. Cách làm.
Hoặc đăng lên nhóm. Cách làm.
Không ghi thì người ta mang trùng. Lý do.
Thừa gạo thiếu dầu. Ví dụ điển hình.
Ghi số lượng cần. Chi tiết.
Ai nhận phần nào thì đánh dấu. Cơ chế.
Tránh trùng lặp. Lợi ích.
Nhận cả tiền lẫn hiện vật. Linh hoạt.
Tiền thì mua thứ còn thiếu. Lợi ích.
Ghi sổ thu chi. Nguyên tắc.
Công khai sau sự kiện. Nguyên tắc.
Dán danh sách bếp cần gì với số lượng cụ thể rồi cho người nhận đánh dấu phần mình lo. Không làm vậy thì kết cục quen thuộc là thừa gạo mà thiếu dầu ăn, và đó là chuyện năm nào cũng lặp lại ở những nơi không ghi danh sách.
Ghi sổ thu chi rõ ràng và công khai sau sự kiện dù là việc thiện nguyện. Đó là cách giữ niềm tin cho những lần sau, và người đóng góp cũng yên tâm hơn nhiều.
Cảm ơn từng nhóm sau khi xong, nhất là nhóm rửa dọn vì họ về sau cùng. Người làm công quả không cần gì ngoài việc được ghi nhận, và điều đó quyết định lần sau còn ai tới.
Chuẩn bị chỗ nghỉ và nước uống cho người làm bếp vì họ đứng từ sáng sớm. Bếp nấu số lượng lớn rất nóng và rất mệt, lo cho người nấu cũng là một phần của việc tổ chức chứ không phải chuyện phụ.
